新品发布会的流程及筹备工作

发布时间:2017年03月09日 关键字:发布会流程 发布会筹备 发布会场地 会场布置

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新品发布会,简称发布会。对商界而言,举办新品发布会是自己联络、协调与客户之间相互关系的一种最重要的手段。新品发布会的常规形式是:由某一商界单位或几个有关的商界单位出面,将有关的客户或者潜在客户邀请到一起,在特定的时间里和特定的地点内举行一次会议,宣布一款新产品。

对于企业而言,企业新品发布会关系着未来的销售。因此出彩的流程策划会给新产品的推出形成正面的影响,而流程的制定显得尤为重要。

发布会的举办时间

通常是上午10点或者下午3点,持续时间为1.5小时左右。

发布会流程

通常分为:迎宾签到、分发资料、会议过程、会后活动、效果评估和注意事项这六个方面。

筹备新品发布会,预备工作要做好。其中,时机的选择、职员的安排、记者的邀请、会场的布置和材料预备等工作显得尤为重要。

1、时机的选择

避开节日与假日,避开本地重要活动,避开其他单位的发布会,避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。

2、职员的安排

主持人和发言人是关键。发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是:仪表堂堂,见多识广,反应灵活,语言流畅,幽默风趣,善于把握大局,引导提问和控制会场,具有丰富的主持会议的经验。

新闻发言人由本单位的主要负责人担任,伯爵赌场_伯爵2娱乐_伯爵娱乐场:除了在社会上口碑较好、与新闻界关系为融洽之外,对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善辩。

新品上市发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员,一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。值得留意的是,所有出席发布会的职员均需在会上佩戴事先统一制作的胸卡,胸卡上面要写清姓名、单位、部分与职务。

发布会工作人员的确定,需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人,专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时,随时可以联系相关负责人,协助解决。

3、嘉宾的邀请

参与嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席发布会。嘉宾的确定,往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约,并且随时确定嘉宾的排期与动态,最好能有专人维护对接,直至对方出席发布会现场。

因为一般大咖的时间排期都会比较满,在一对一对接的情况下,首先能与嘉宾保持密切联系,显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排,保证嘉宾按时到场。

参加此次发布会的观众

发布会观众的招募,也需要在策划发布会前就开始进行,且在预热期结束时,就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验,招募观众的数量,最好大于实际现场能容纳的参与人数。

因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动,即使各位观众都按时到场了,我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。

5、会场的布置

新品上市发布会的地点除了在本单位或事件所在地举行外,也可以考虑租用大宾馆、大饭店举行,假如造成国性影响的,则可在首都或某一大城市举行。新品发布会现场应选择交通便利、条件舒适、大小合适的场地。会议的桌子最好不用长方形的,要用圆形的。大家围成一个圆圈,显得气氛和谐,主宾同等,当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、来宾席位等。

6、材料的预备

在举行新品发布会之前,主办单位要事先预备好以下材料:

一是发言提纲。它是发言人在发布会上正式发言时的发言提要。它要紧扣主题,体现全面、正确、生动、真实的原则。

二是题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如,可以对被问的主要题目进行猜测的基础上,形成问答提纲及相应答案,供发言人参考。

三是资料提纲。事先必须精心预备一份以有关数据、图片、资料为主的资料提纲,并打印出来,在新品发布会上提供给来宾。在资料提纲上应列出本单位的名称、联系方式等,便于日后联系。

四是形象化视听材料。这些材料供与会者利用,可增强发布会的效果。它包括:图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等。

 

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